PROCEDURE ARBITRAGE
Deze webpagina beschrijft de werking van de Cel Arbitrage.
Voor meer details, lees onze informatiebrochure.
Stap 1
* Ga na of de
Geschillencommissie Reizen
bevoegd is en of u de voorgeschreven formaliteiten en termijnen hebt
geëerbiedigd. Hoe dat moet, kunt u lezen op pagina’s 3 en 4 van
deze informatiebrochure.
* Schrijf ons een brief
waarin u aangeeft waarover het geschil gaat en wanneer het ontstaan is.
Vermeld ook de naam en het adres van de betrokken reisorganisator en/of
reisbemiddelaar.
* Neem tijdig contact op met
uw verbruikersvereniging, een advocaat, een juridische dienst of de
Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie ,
indien u informatie wenst over uw rechten, plichten, kansen, enz.
Stap 2
Het secretariaat van de geschillencommissie stuurt
u de informatiebrochure, het geschillenreglement en het
vragenformulier.
Stap 3
Het vragenformulier is een "officieel"
verzoek tot arbitrage. Het volledig ingevulde en ondertekende
vragenformulier dient u per aangetekend schrijven naar het secretariaat
terug te sturen. De poststempel van dit schrijven (of eventueel de
datum van afgifte) geldt als datum waarop de vordering geacht wordt
aanhangig te zijn gemaakt. In punt 8 van deze infobrochure, op
bladzijde 17 en 18 leggen wij u uit hoe u het vragenformulier moet
invullen.
Op het ogenblik waarop u uw dossier bij de
Geschillencommissie indient moet u ook de tegenpartij ervan verwittigen
dat u een procedure instelt. Deze brief moet ook duidelijk het bedrag
van uw schade-eis vermelden. (in het vet en onderstreept) Zoals u kan
lezen in artikel 6 van het geschillenreglement van de Commissie, heeft
elke verwerende partij het recht een arbitrageprocedure te weigeren als
het bedrag van de schade-eis meer dan 1.250 euro bedraagt. Ze
beschikt daarvoor over een termijn van 10 kalenderdagen, te rekenen
vanaf de datum van ontvangst van deze brief. Het is dus van belang dat
u de datum van ontvangst van uw brief kan bewijzen (aangetekende brief
met ontvangstbewijs, ontvangstbevestiging van de mail, ...). In het
geval van een geldige weigering zal het geschil door de gewone
rechtbank moeten worden beslecht.
Stap 4
Binnen de 15 dagen na het insturen van het
vragenformulier moet u de overeenstemmende waarborg betalen. Die
waarborg bedraagt 10 % van het geëiste bedrag, met een minimum van
100 euro:
-Alle eisen minder dan of gelijk aan 1.000 euro: 100 euro.
-Alle eisen boven 1.000 euro: 10% van de geëiste som.
Dit bedrag is terugbetaalbaar, na aftrek van de
eventuele arbitragekosten ten laste, kort nadat de arbitrale uitspraak
afgeleverd werd.
Wanneer binnen
de drie maanden na de
neerlegging van het verzoekschrift de waarborg niet volledig is betaald
wordt de aanleggende partij geacht afstand te doen van het geding.
Om te weten hoe groot de verschuldigde arbitragekost
zal zijn en door wie hij uiteindelijk zal moeten gedragen worden, vindt
u terug op pagina13, punt 6.
Wij vestigen er uw aandacht op dat de eiser, zelfs
al wint hij de zaak, kan veroordeeld worden tot het dragen van een deel
van de kosten. Dit enkel wanneer zijn eis slechts gedeeltelijk gegrond
is. Probeer dus om geen overdreven eis in te dienen
Het is aan te raden uw schade zo objectief en
redelijk mogelijk te ramen, rekening houdend met wat u gereserveerd had
en wat u werkelijk gekregen hebt. Verdeel uw reis in verschillende
rubrieken (vervoer, verblijf, animatie, uitstappen,...) en bereken uw
geleden schade op basis van de rubrieken waarvoor u problemen hebt
ondervonden.
Stap 5
Na ontvangst van de waarborg deelt het
secretariaat van de geschillencommissie u per aangetekend schrijven de
datum van zitting mee. Het secretariaat stuurt met dezelfde post uw
vragenformulier naar de tegenpartij(en) (verweerder(s))
en deelt eveneens de datum van de zitting mee.
Stap 6
Binnen de maand na dit schrijven moeten zowel u
als de tegenpartij het volledige dossier en alle
bewijsstukken (zonder nietjes), evenals de inventaris in evenveel
exemplaren als er partijen zijn in de rechtspleging plus
één, naar het secretariaat van de
geschillencommissie sturen. Om u te helpen bij het
samenstellen van uw dossier, vindt u hieronder, bij wijze van
voorbeeld, een lijst van documenten te voegen bij uw dossier. Dit is
geen beperkende opsomming. Wij raden u aan alle stukken, die u in uw
bezit heeft, mee te delen. Let op: geen enkel document opgesteld
tijdens een voorheen aangaande verzoeningsprocedure mag voorkomen in uw
arbitragedossier.
Lijst van documenten:
- de beschrijving uit de brochure
- een kopie van de algemene en bijzondere reisvoorwaarden
- de betreffende prijstabel uit de brochure
- de bestelbon, dit is het inschrijvings- of boekingsformulier uitgaande van de reisbemiddelaar
- de algemene voorwaarden van de reisbemiddelaar (meestal op de keerzijde van de bestelbon)
- de boekingsbevestiging, dit is het bevestigingsdokument dat de reisorganisator en de klant juridisch bindt (te verkrijgen bij uw reisbemiddelaar)
- het bewijs van de (eventuele) klacht ter plaatse
- het bewijs van de klacht na terugkeer
- het antwoord van de reisbemiddelaar en/of reisorganisator
- alle gevoerde briefwisseling
- eventueel foto's, videobanden,...
- alle andere bewijsstukken
Wanneer foto's,
videobanden, … als
bewijsmateriaal worden aangevoerd dienen deze in drie exemplaren aan
het secretariaat te worden overgemaakt. Tijdens de zitting kunt u de
beschikbare apparatuur van de Geschillencommissie Reizen gebruiken.
Opgelet: neem eerst contact op met het secretariaat om te controleren
of uw materiaal compatibel is met onze apparaten.Stap 7
Na ontvangst van de bundels stuurt het
secretariaat u de bundel van de tegenpartij(en) (verweerder). De
verweerder ontvangt de bundel van de eiser.
Stap 8
De tegenpartij(en) (verweerder)
heeft (hebben) hierna 1 maand de tijd om zgn. "conclusies" te
formuleren (dit is een document met een overzicht van de
voornaamste feiten, grieven, juridische argumenten en
eisen). Dit is echter geen noodzakelijke
stap in de procedure. Het neerleggen van conclusies is immers niet
verplicht. U hoeft zich bijgevolg geen zorgen te maken wanneer de
tegenpartij u geen conclusies toezendt.
Het
origineel dient neergelegd
te worden op het secretariaat, en een kopie van de conclusies
dient tezelfdertijd te worden opgestuurd naar de andere partij(en).Stap 9
U heeft 1 maand de tijd om te antwoorden op de
argumenten van de tegenpartij(en). Wanneer geen conclusies werden
neergelegd (zie punt 8) kunt u alsnog reageren op nieuwe
elementen/gegevens/stukken die de verweerder(s) in zijn (hun) bundel(s)
heeft (hebben) gevoegd.
Het origineel
dient neergelegd
te worden op het secretariaat, en een kopie van uw antwoord
dient tezelfdertijd opgestuurd te worden naar de andere partij(en).Stap 10
De verweerder beschikt over 15
dagen voor zijn wederwoord. Ook deze stap is niet noodzakelijk.
Het origineel
wordt neergelegd
op het secretariaat, en een kopie van het
wederwoord dient tezelfdertijd door de verweerder opgestuurd
te
worden naar de andere partij(en).Misschien lijkt deze procedure u vrij ingewikkeld en
moeilijk te
volgen.
Bekijk een voorbeeld met
fictieve data.
De procedure omvat bijgevolg voor u de
volgende taken:1) Invullen en terugsturen vragenformulier
2) Betalen van de waarborg
3) Opstellen en opsturen van uw volledig bundel en alle bewijsstukken en de inventaris
4) Eventueel antwoorden op de conclusies van de verweerder
5) Eventueel de zitting bijwonen, indien u dit nodig acht